Cómo usar CuentasClaras
Todo lo que necesitás para arrancar y sacarle el jugo a la app: cargar tu carta, vender, controlar stock y caja, y entender tus números.
Esta guía cubre toda la app. Las secciones marcadas con ⭐ Plan Completo son funciones del plan pago — el resto está incluido en el Plan Gratuito. Mirá la comparación de planes si tenés dudas sobre qué incluye cada uno.
Primeros pasos
El camino más rápido para dejar la app lista para vender. Los productos los traés del catálogo global (o los cargás a mano); para los insumos, la planilla Excel te ahorra horas de tipeo.
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1. Traé tu carta desde el catálogo global
En Configuración → Catálogo, tocá "+ Agregar desde catálogo". Elegí el rubro de tu negocio (café, bar, pastelería, verdulería, botillería, almacén u otro) y tildá los productos que vendés. Se copian a tu catálogo con nombre, categoría y la receta ya armada, con sus insumos incluidos — no tenés que cargar esos insumos al stock, y podés modificar todo después.
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2. Poné tus precios
Los productos que sumaste desde el catálogo global vienen sin precio: el siguiente paso es ponerle el tuyo a cada uno. Desde Configuración → Catálogo editá el precio de cada producto (o el nombre, categoría o ícono) las veces que quieras.
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3. Cargá tu stock de insumos con la planilla Excel
Si manejás insumos (materia prima), no hace falta cargarlos uno por uno. Andá a Stock → Descargar plantilla Excel (el botón está arriba de la lista de insumos): te bajás un archivo con la hoja "DATOS" y las columnas
nombre_insumo,categoria,unidad,stock_actual,stock_minimo,precio_compra,proveedor_nombreyproveedor_telefono. Completá desde la fila 2 (no hace falta llenar todas las columnas).Tip Google Sheets: podés completar la planilla en Google Sheets en vez de Excel. Solo asegurate de bajarla como
.xlsxantes de subirla (Archivo → Descargar → Microsoft Excel (.xlsx)), conservando el nombre de la hoja "DATOS" y sus columnas. -
4. Subila
Con el Excel completo, volvé a Stock → Importar desde Excel y seleccioná el archivo. La app te muestra un resumen de cuántos insumos y proveedores creó o actualizó, y cualquier fila con error para que la corrijas.
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5. Listo — ya podés vender
Con productos y precios cargados, andá a Registrar venta y arrancá. El resto de esta guía te acompaña sección por sección a medida que vas necesitando más: recetas para que la app te avise cuándo se te acaba un insumo, caja para el efectivo del turno, y análisis para entender qué te da plata.
Empezar
Cómo entrás a la app y qué significa cada modo.
Iniciá sesión con el email y la contraseña que usaste al registrarte. Si es la primera vez que entrás en esa computadora, la app baja todos tus datos desde la nube — puede tardar unos segundos, con una pantalla de progreso mientras tanto.
La app abre en Modo dueño: acceso total a todo. Si además querés que tu personal use la app sin ver la configuración ni los números del negocio, existe el Modo empleado — mirá Empleados.
Cargar productos
Tu carta: qué vendés, a qué precio y en qué categoría.
Podés crear un producto de dos formas: desde Registrar venta → "+ Producto" (rápido, mientras estás vendiendo) o desde Configuración → Catálogo, donde además editás precio, categoría, ícono o receta de los que ya tenés. Si tu rubro tiene un catálogo predefinido, usá "+ Agregar desde catálogo" (ver Primeros pasos) para no tipear todo de cero.
Un combo es un producto compuesto por varios ítems (por ejemplo, "Desayuno" con café + medialuna) que se vende como una unidad, con su propio precio.
Vender
Registrar una venta, mesas, y qué son la franja y el consumo interno.
En Registrar venta tocás los productos para sumarlos al ticket, ajustás cantidades y cerrás con el método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, Mercado Pago o QR — también podés dividir el cobro entre varios métodos). Cada venta descuenta el stock de los insumos según la receta del producto, automáticamente.
Si el ticket incluye productos que todavía no tienen receta, la app te lo avisa con un cartel ("2 productos sin receta — ver Configuración"). La venta se registra igual — solo significa que de esos productos no se descuenta stock ni se calcula margen hasta que les cargues la receta (ver Recetas y costos).
Mesas
Si trabajás con mesas, abrís una mesa, le asignás un mozo y le vas sumando ítems mientras el cliente está sentado. Se cierra (y se cobra) al final.
Franja
La franja (Mañana, Mediodía, Tarde o Noche) se autocompleta según la hora en que cargás la venta. No hace falta tocarla — sirve para que el análisis te muestre en qué franja horaria vendés más.
Consumo interno
Marcá Consumo interno cuando un producto no se cobra (por ejemplo, algo que consume el personal). El ticket queda en $0 pero igual descuenta el stock — así tu inventario refleja la realidad aunque esa venta no sea un ingreso.
Stock e insumos
Los insumos son la materia prima (harina, café, gaseosa) — no confundir con los productos que vendés. Hay cuatro formas de mover el stock; usar la correcta importa porque afecta tus números.
Gasto
Un gasto simple del negocio (alquiler, luz). No toca stock. Si es materia prima, la app te va a pedir que lo cargues como Compra a proveedor en su lugar.
Compra a proveedor
Comprás insumos y pagás. Genera un gasto y suma stock al mismo tiempo. Es la puerta correcta cuando "me llegó mercadería y la pagué".
Entrada de stock
Suma stock sin generar un gasto. Para ingresos sin pago: muestras, devoluciones de un cliente, o la carga inicial de tu inventario.
Ajuste / merma
Corrige el saldo real contra lo que dice el sistema (rotura, robo, error de conteo). Puede sumar o restar, con un motivo.
Regla simple: si compraste y pagaste, es Compra a proveedor. Si estás corrigiendo un número que no cierra, es Ajuste / merma. El resto son casos puntuales.
Además de cargar insumos uno por uno desde Stock → Nuevo insumo, podés usar la planilla Excel para cargar (o actualizar) muchos de una — ver Primeros pasos.
Cada insumo tiene un stock mínimo. Cuando el saldo cae por debajo, la tab Stock te lo muestra arriba de todo en el panel "Insumos bajo mínimo", con un botón Comprar que te lleva directo a reponerlo con una Compra a proveedor. El mínimo lo fijás en cada insumo, al crearlo o con Editar.
Recetas y costos
Una receta conecta un producto con los insumos que consume, para que la app calcule tu margen real y descuente el stock solo con cada venta.
Desde Configuración → Catálogo, tocá el botón Receta de un producto y cargale la suya: qué insumos usa y en qué cantidad. Podés dar un rango (por ejemplo "18g ± 3g") si la porción varía un poco de venta en venta.
Los productos que trajiste del catálogo global ya vienen con su receta y sus insumos — solo necesitan receta los que creaste a mano. Empezá por los que más vendés: con esos pocos ya vas a ver el impacto en Análisis.
Caja
Sesión de caja, apertura, cierre y arqueo.
Una sesión de caja cubre el efectivo físico del turno, desde que abrís la caja (con un fondo inicial) hasta que la cerrás. Podés tener varias sesiones por día si trabajás por turnos.
Mientras la caja está abierta, podés registrar retiros (plata que sale y no es un gasto, como un depósito al banco) y reposiciones (efectivo que entra, por ejemplo sumar cambio a mitad del turno).
Al cerrar, hacés el arqueo: contás el efectivo físico y la app lo compara contra lo esperado (fondo inicial + ventas en efectivo − gastos en efectivo − retiros + reposiciones). La diferencia es informativa — no te bloquea nada. El cierre también te muestra, a título informativo, el desglose del turno por método de pago (tarjeta, transferencia, Mercado Pago, QR).
La caja es parte del ⭐ Plan Completo: con el Plan Gratuito seguís vendiendo y cargando gastos, pero no podés abrir una sesión de caja. Si tenías una abierta cuando venció el plan, la podés cerrar y retirar el efectivo — no te queda plata trabada.
Gastos
Anotar cada gasto del negocio, en dos toques.
Desde Gastos → Gasto cargás el monto, elegís la categoría y el método de pago, y listo — la fecha viene con el día de hoy y la podés cambiar si estás cargando algo atrasado. Si querés más detalle, sumale una nota (por ejemplo "gas" o "electricidad") o asociale un proveedor.
Ojo con la materia prima: si lo que pagaste son insumos, no lo cargues como gasto simple — usá Compra a proveedor, que genera el gasto y suma el stock al mismo tiempo. Así el inventario y el costo de tus productos quedan bien reflejados.
Análisis y márgenes
⭐ Plan CompletoEntender qué te da plata de verdad.
La tab Análisis te muestra ventas, gastos y resultado neto del período, el margen real de cada producto (con recetas cargadas), tus días y horas más fuertes, y Movimientos: el detalle de ventas y gastos con el flujo de caja acumulado.
Empleados
⭐ Plan CompletoQue tu personal use la app sin ver todo.
Mientras no lo actives, la app abre siempre en Modo dueño y no te pide ningún PIN. Desde Configuración → Modo empleado activás el Modo empleado y elegís un PIN de dueño. A partir de ahí, cada vez que se abre la app aparece una pantalla que pregunta quién la está usando: Empleado entra directo, y Dueño pide ese PIN.
En Configuración → Permisos del empleado elegís qué puede hacer el personal: cargar ventas, operar la caja, ver análisis, crear productos, etc. También podés autorizar una acción puntual con tu PIN, sin cambiarle los permisos generales.
Facturación ARCA
⭐ Plan CompletoEmitir comprobantes fiscales sin salir de la app.
Antes de emitir la primera factura hay que configurarla una vez: cargar tu CUIT, el certificado de ARCA y el punto de venta. Se hace desde Facturación, y la app trae una guía paso a paso integrada que te acompaña en el trámite.
Con eso listo, emitís tu Factura C con CAE directo desde la app al cerrar una venta. AFIP/ARCA es la fuente de verdad de la numeración — la app se encarga de la conexión y de avisarte si algo quedó pendiente de confirmar.
Planes y suscripción
Qué incluye cada plan y cómo cambiar.
Plan Gratuito
- Registrar ventas y mesas
- Stock e insumos
- Gastos
- Hasta 1.500 ventas por mes
- Una computadora
Plan Completo
- Todo lo del plan Gratuito, sin límite de ventas
- Caja: abrir/cerrar y retiros
- Análisis avanzado y márgenes
- Gestión de empleados
- Facturación electrónica ARCA
- Hasta 3 computadoras
Empezás con 30 días de prueba gratis y todo el Plan Completo habilitado, sin tarjeta. Si no seguís pagando, la app no te bloquea: pasás a usar el Plan Gratuito con lo básico. Desde Configuración podés suscribirte, cancelar la renovación o volver a suscribirte cuando quieras.
